Der Einsatz von Process-Mining bei Prozessanalysen

Die Steigerung von Qualität, die Einhaltung von Compliance-Vorgaben und die Verbesserung der Effizienz sind Gründe für Prozessoptimierungsmaßnahmen. Bestandteil einer gezielten Prozessverbesserung ist es, den Prozess transparent zu machen und zu messen – im Idealfall laufend. 

Die Ermittlung des Mengengerüsts eines Prozesses mit Durchlaufzeiten und Kontextinformationen wie beispielweise involvierte Bearbeiter, Lieferanten, Kunden und Warengruppen sind manuell nur schwer zu beobachten oder vollständig zu ermitteln und in jedem Fall mit einem großen Aufwand verbunden. 

Dieser Aufwand kann durch den Einsatz von Process-Mining Technologie erheblich verringert werden. Gleichzeitig können meist alle Kontextinformationen erhoben werden, die für das Prozessverständnis bedeutend sind. Bei der Prozessanalyse mittels Process-Mining werden Daten verwertet, die während jedes einzelnen Prozessschrittes im Unternehmen entstehen – dazu erhebt die Process-Mining Software alle Transaktions-Protokolle der beteiligten IT-Systeme, wertet diese aus und und verküpft sie mit weiteren Daten, die im Kontext stehen. Am Ende der Auswertung steht eine visuell aufbereitete und quantitativ auswertbare Prozessstrecke, die Prozessabweichungen, Durchlaufzeiten und andere Kontextinformationen enthält. So können prozessuale Engpässe oder Compliance-Verstöße schnell erkannt und weitergehend analysiert werden. Process-Mining ermöglicht es so, sehr zeitnah mit Maßnahmen auf Prozessschwächen zu reagieren und Veränderungen vorzunehmen. 

Technisch betrachtet ist der Einsatz einer solchen Lösung zur Prozessanalyse mit direkter Anbindung an die IT-Systeme im Unternehmen möglich, was gleichzeitig Auswertungen in Echtzeit erlaubt. Eine direkte Anbindung ist aber je nach eingesetzter Process-Mining Software nicht zwingend notwendig. Extrahierte Logs und Daten können auch ohne direkte Schnittstelle in das Tool zur Auswertung eingespeist werden. Dies erhöht die Analysemöglichkeiten, insbesondere dann, wenn der auszuwertende Prozess nicht komplett in einem einzelnen ERP-System abgebildet ist, und durch Informationen aus anderen Systemen oder manuellen Teilstrecken ergänzt werden muss. 

Der Einsatz von Process-Mining zur Erkennung und Ortung von Prozessschwächen ermöglicht es, schnell handeln zu können. Der größte Aufwand besteht nicht darin, manuell Prozessdetails und Mengengerüste zu erheben, sondern die vorhandenen und relevanten Daten aufzubereiten. Die visuelle Darstellung des Ist-Prozesses mit optischen Indikatoren hinsichtlich der ermittelten Schwachstellen, macht die Analyseergebnisse schnell und leicht zugänglich. Mit der zunehmenden Abbildung von Prozessen in Systemen und gleichzeitig erhöhten Qualitäts-, Compliance- und Effizienzanforderungen im Finanzbereich, steigt in Zukunft der Bedarf an solch datenbasierten Analysen und Entscheidungsgrundlagen.

Autoren: Jürgen Diehm & Patrick Weber