Digitalisierung von Geschäftsprozessen mit elektronischen Signaturen (Teil 2)

In WTS Journal 05/2019 wurden die Vorteile digitaler Signaturen zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen sowie die rechtlichen Grundlagen und Voraussetzungen für deren Einsatz dargelegt.

Die Verwendung von digitalen Signaturen kann insbesondere eine Effizienzsteigerung in Form von Zeit- und Kostenersparnissen generieren. Zudem kann sie zu einer Modernisierung der Arbeitsweise sowie einer Erhöhung der Leistungs- und Wettbewerbsfähigkeit einer Organisation durch vollständige Digitalisierung bisher papierbasierter Unterschrifts- und Freigabeprozesse führen.

Die rechtliche Grundlage der sog. eSignaturen stellt die europäische Verordnung eIDAS („electronic IDentification, Authentication and trust Services“) dar. Sie unterscheidet, abhängig von rechtlicher Verbindlichkeit und technischer Umsetzung, insbesondere vier verschiedene Formen der elektronischen Signatur: die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte eSignatur sowie das elektronische Siegel.

Für viele Unternehmen, die den Einsatz von eSignaturen erwägen, stellen die technische Umsetzung und die Auswahl der Softwarelösung eine Herausforderung dar, da der Markt für eSignaturlösungen sehr heterogen ist. Es findet sich eine Vielzahl an Anbietern, deren Lösungen sich hinsichtlich der Art der elektronischen Signatur (gemäß eIDAS), der Art der Installation (Cloud vs. On-Premises) sowie hinsichtlich des Funktionsumfangs, des Integrationspotentials und der Lizensierung unterscheiden.

Um unseren Kunden eine bessere Marktübersicht bieten zu können, hat die WTS Advisory eine Umfrage unter 16 Anbietern (neun erhaltene Antworten) für eSignatur- Lösungen durchgeführt. Hierbei wurden mittels eines standardisierten Fragebogens sowohl Funktionalitäten als auch technische und lizenzrechtliche Fragestellungen behandelt.

Nahezu alle Anbieter bieten Lösungen für einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen an (das elektronische Siegel entspricht der qualifizierten Signatur für juristische Personen). Signifikante Unterschiede lassen sich in der Art der Authentifizierung sowie hinsichtlich des tatsächlichen Signaturvorgangs feststellen. Hierbei werden ältere Verfahren, wie bspw. die Nutzung von Signaturkarten, immer mehr durch vollständig digitale Lösungen wie Video-Ident-Verfahren ersetzt. Auch die Nutzung von Signpads weicht zunehmend alternativen und auf mobile Geräte abgestimmten Signatureingabeverfahren.

Im Bereich der erweiterten Funktionalitäten lassen sich hingegen deutlichere Unterschiede ausmachen. Hierbei reicht die Spanne von vollumfänglichen und integrierten Plattformlösungen bis hin zu technisch orientierten oder branchenorientierten Nischenlösungen. Zwar lassen sich nahezu alle Softwarelösungen gemäß den Anbietern mittels Programmierschnittstelle (API) in bestehende Systemlandschaften und Prozesse integrieren. Umfassende bestehende Standardschnittstellen in gängige ERP-, CRM- und DMS-Systeme sowie optimierte Mobile-Device-Apps bieten aber insbesondere die o.g. Dokumentenplattformen. Auch hinsichtlich der Installationsform lassen sich Unterschiede hervorheben, ein Trend zum Cloudbetrieb ist jedoch klar zu erkennen. Alle Anbieter eines Cloudbetriebs können nach eigener Aussage ein entsprechendes Rechenzentrum in Deutschland vorweisen.

Unterschiede ergeben sich zudem hinsichtlich der Lizensierung. Für Enterprisekunden lassen sich vielfach individuelle Lizenzpakete schnüren, die oftmals eine Kombination aus nutzer- und transaktionsabhängigen Parametern enthalten.

Der Anbietermarkt für elektronische Signaturlösungen ist sehr heterogen. Anbieter unterscheiden sich insbesondere hinsichtlich der Art der Authentifizierung, der Funktionalität und der Art der Installation. Aus den individuellen Anforderungen von Unternehmen an ihren Signaturprozess ergeben sich individuelle Anforderungen an die passende Software. Nach einer initialen Bedarfs- und Anforderungsanalyse erfolgt die Softwareauswahl. Die Ergebnisse hieraus finden Eingang in die Projektplanungs- und Implementierungsphase. Die WTS Advisory unterstützt neben der Optimierung und Digitalisierung von Unternehmensprozessen auch bei der Auswahl und Einführung von Signaturtools in allen Phasen umfassend und kompetent.

Autor: Frieder Welte