Die digitale Transformation von Geschäftsmodellen erfordert neue Strategien für die Abrechnungsprozesse von Unternehmen

Nicht zuletzt aufgrund der anhaltenden COVID-19-Pandemie unterliegt die Wirtschafts- und Arbeitswelt einem bislang kaum vorstellbaren digitalen Wandel. Für Unternehmen reicht es nicht mehr aus, lediglich Prozesse zu digitalisieren oder ein digitales Produkt auf den Markt zu bringen. Vielmehr stellt die digitale Transformation ganze Geschäftsmodelle auf den Prüfstand. Diese Entwicklung führt zu neuen Kundenanforderungen und -bedürfnissen. Insbesondere der steigende Wunsch des Konsumenten nach personalisierbaren Produkten und vor allem auch nach zusätzlichen Services erfordert agile und skalierbare Geschäftsmodelle, die sich bis ins Detail individualisieren lassen.

Diese neuen Geschäftsideen sind regelmäßig gekoppelt mit neuen Transaktionsund Bezahlformen, wie Abonnement-, On-Demand- oder Pay-per-Use-Modellen. So entstehen beispielsweise im Automobilsektor neue Mobilitätskonzepte, wie Fahrzeuge im Abonnement, Mietwagen auf Abruf, Carsharing oder auch zusätzliche individuelle Services in den Fahrzeugen, die per Klick zu buchbar sind. Gleiches gilt für die im Zuge der Elektromobilität benötigte Ladeinfrastruktur, die kundenindividuelle Transaktionen erfordert.

Hinzu kommt, dass die COVID-19-Pandemie mit ihren Lockdowns und dem fast vollständigen Versiegen des stationären (Einzel-)Handels zu einem massiven Nachfrageanstieg im Bereich E-Commerce geführt hat. Daher erweitern aktuell viele Unternehmen, die z.T. aus einem reinen Business-to-Business (B2B)-Geschäft kommen, ihre digitalen Vertriebs- und Servicekanäle und steigen ebenfalls zunehmend ins B2C (Business-to-Consumer)- oder B2B2C (Business-to-Business-to-Consumer)-Geschäft ein.

Diese Entwicklungen haben alle eines gemeinsam: Mikrotransaktionen mit Endkunden und riesige Datenmengen, die zwischen Anbietern, Verbrauchern und vernetzten Geräten entstehen. Um die digitalen Geschäftsmodelle monetarisieren zu können, müssen die Transaktions-oder Nutzungsinformationen gespeichert, verarbeitet und in Abrechnungsdaten überführt werden.

Die massenhaften Transaktionsdaten einerseits und die komplexen, zeitkritischen und kleinteiligen Bestell- und Abrechnungsprozesse andererseits bringen in vielen Fällen herkömmliche ERP- oder Finanzbuchhaltungssysteme an ihre Grenzen. Es besteht zwar grundsätzlich die Möglichkeit, individuelle Lösungen in bestehenden ERP-, CRM- oder Buchhaltungssystemen abzubilden, jedoch erfordert dies in der Regel ein hohes Maß an Anpassungen und Eigenentwicklungen, was sich regelmäßig als unwirtschaftlich erweist.

Um alle Herausforderungen entlang des Verkaufsprozesses zu bewältigen, bieten sich, je nach Geschäftsmodell, smarte cloudbasierte Abrechnungsplattformen an. Diese Plattformen integrieren Funktionen aus verschiedenen Bereichen, wie ERP, CRM sowie Buchhaltungs- und Zahlungsmanagement an einem zentralen Ort (vgl. nachstehende Abbildung). Zudem können solche Plattformen durch moderne Schnittstellenarchitekturen schnell und unkompliziert an vorhandene ERP- oder CRM-Systeme angebunden werden.

Mittels Low-Code- oder No-Code-Programmierung können auf diesen Plattformen Fachmitarbeiter ohne Programmierkenntnisse komplexe Abrechnungsprozesse von digitalen Services innerhalb kürzester Zeit an unternehmensinterne Bedürfnisse anpassen. Dadurch kann eine Vielzahl von Mikrotransaktionen, basierend auf individualisierten Vertragskonditionen und verschiedenen Nutzungsformen, zuverlässig und nahezu in Echtzeit in Abrechnungsdaten umgewandelt werden. Solche Plattformen werden buchhalterisch häufig als zusätzliches Nebenbuch aufgesetzt und bilden in der Regel den Gesamtprozess von der Rechnungserstellung über die Vorbereitung entsprechender Buchungssätze bis hin zur automatischen Zuordnung der Zahlungseingänge ab. Darüber hinaus können weitere Services, wie das Mahnwesen, Berücksichtigung länderspezifischer regulatorischer Vorgaben oder die Verwaltung von Währungen über die Plattform gesteuert und integriert werden.

Über eine Schnittstelle werden relevante Buchungsdaten anschließend in das Hauptbuch des ERP-Systems importiert. Durch eine Synchronisierung mit der Abrechnungsplattform muss jedoch sichergestellt werden, dass das ERP-System das führende System für die Kundenprozesse bleibt. Die Cloud-Plattform ergänzt das bestehende ERP-System um Funktionalitäten, die nicht oder nur kosten- und zeitintensiv durch Eigenentwicklungen erreicht werden können.

Fazit: Moderne cloudbasierte Abrechnungsplattformen können nicht nur in etablierten Unternehmen kostengünstig bestehende ERP-Systeme ergänzen, sondern bieten sich auch in Start-Ups zur Erweiterung vorhandener Finanzbuchhaltungssysteme an, um digitale Geschäftsmodelle abzubilden. Wir empfehlen unseren Kunden bei einer Ergänzung oder einem Neudesign ihrer Order-to-Cash (O2C)-Prozesse, neben einem Customizing bestehender Systeme auch den Einsatz innovativer Cloud-Plattformen für kundenfreundliche Abrechnungsprozesse in Erwägung zu ziehen. Unsere Experten unterstützen von der initialen Potentialanalyse, der Erstellung von Prozess- und Anforderungsdokumentationen, über die Auswahl und Implementierung entsprechender Lösungen bis hin zur laufenden Betreuung und Optimierung von Finanz- und Geschäftsprozessen.

Autoren: Fabian Kiworra und Kamran Gambarov