Grundsätze eines effektiven und effizienten Richtlinienmanagements

Richtlinienmanagement ist für Organisationen jeder Größe häufig ein eher unbeliebtes Thema. Dabei haben Richtlinien insbesondere in Zeiten steigender Komplexität von Vorgaben und Regeln eine hohe Bedeutung. Sie definieren das Rahmenwerk für die Organisation und insofern die Grundregeln, Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die Erwartungshaltung an die Mitarbeiter, z.B. im Hinblick auf das, was als akzeptables bzw. inakzeptables Verhalten im Innenund Außenverhältnis gilt. Damit haben Richtlinien unmittelbar Einfluss auf die Unternehmenskultur und sind ein wichtiges Instrument guter Unternehmensführung.

In einer Vielzahl von Organisationen ist jedoch kein effektives Richtlinienmanagement implementiert. Unklare Verantwortlichkeiten im Hinblick auf die Erstellung und Pflege der Dokumente, veraltete, redundante, un- oder missverständliche Richtlinien und eine nur geringe Benutzerfreundlichkeit können auf Mitarbeiterseite zu mangelndem Verständnis und geringem Interesse an den Richtlinien führen. Im Ergebnis besteht ein erhöhtes Risiko von Regelungslücken und Compliance Verstößen.

Die Richtlinienkompetenz sollte grundsätzlich bei der jeweiligen Fachfunktion liegen, also z.B. dem Einkauf. Zusätzlich ist jedoch die Einrichtung einer zentralen Stelle sinnvoll, die sowohl über die Methodenkompetenz verfügt als auch die Fachfunktion im Erstellungsprozess und im Sinne eines „Quality Gate“ unterstützt. Wo diese zentrale Funktion im Unternehmen aufgehängt ist, ist dabei von untergeordneter Bedeutung. Die zentrale Stelle organisiert beispielsweise die Dokumentenablage und -veröffentlichung und ist für ein ggf. vorhandenes IT-System verantwortlich.

Unter das Richtlinienmanagement fallen meist unterschiedliche Arten von Dokumenten (z.B. Policies, Standard Operating Procedures, Arbeitsanweisungen, Guidance), die sich in Bezug auf Verbindlichkeit, Geltungsumfang, Detailtiefe und Genehmigungsprozess unterscheiden. Die Definition einer klaren Dokumentenhierarchie schafft ein einheitliches Verständnis darüber, in welchem Verhältnis diese unterschiedlichen Dokumententypen zueinander stehen und welche dieser Typen in ihrer Bedeutung über- bzw. untergeordnet sind.

Effektives und effizientes Richtlinienmanagement ist mehr als nur das bloße Erstellen von Dokumenten und basiert in der Regel auf einem Lifecycle-Ansatz. Zunächst sollte evaluiert werden, welche Themen überhaupt in einer Richtlinie geregelt werden müssen und welche Themen ggf. über andere Wege kommuniziert werden können (Identifikation). Weniger ist hier oft mehr, da ansonsten wichtige Informationen in einer Flut von Richtlinien untergehen können. Bei der Erstellung der Richtlinien sollte frühzeitig geprüft werden, welche organisatorischen Einheiten in den Abstimmungsprozess einzubeziehen sind. Im Rahmen des Roll-outs sollten die Richtlinien angemessen und zielgruppengerecht kommuniziert und wichtige Inhalte trainiert werden. Die ordnungsgemäße Umsetzung und Einhaltung der Richtlinien sollte im Anschluss regelmäßig geprüft werden. Außerdem empfiehlt es sich, Richtlinien im Zeitverlauf regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, um Veränderungen der internen und externen Gegebenheiten Rechnung zu tragen.

Richtlinien müssen verständlich und zielgruppenadäquat sein. Dazu gehört die Verwendung einfacher Sprache mit möglichst wenig Fachjargon und ein überschaubarer Umfang der Dokumente. Damit sich die Nutzer schnell innerhalb der Dokumente zurechtfinden, empfiehlt sich die Anwendung eines Standard-Templates. Es muss außerdem erkennbar sein, welche Richtlinien für welche (Gruppen von) Mitarbeiter(n) relevant sind, um unnötigen Aufwand zu vermeiden. Beispiele für häufige Richtlinien sind die Unterschriftenrichtlinie, die Dienstwagenrichtlinie, die Antikorruptionsrichtlinie oder die Bilanzierungsrichtlinie.

Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die für Sie relevanten Richtlinien auffinden und einsehen können, ist eine zentrale Ablage empfehlenswert. Dies erleichtert zum Zeitpunkt der Bedarfsidentifikation ebenfalls die Prüfung, ob bereits eine entsprechende Regelung existiert und welche Schnittstellen ggf. beachtet werden müssen.

Die WTS Advisory unterstützt gerne beim Aufbau oder der Optimierung eines Richtlinienmanagements.

Autorin: Malaika Tetsch