Denken wie ein Mittelständler, agieren wie ein Startup – geht das?

I. Game Over wegen Overhead?

Bevor wir in die Details gehen: Nehmen Sie sich kurz einen Moment, um in Ihren persönlichen Arbeitskalender zu schauen. Einfach jetzt. Und? Wie viel Zeit stecken Sie diese Woche in Meetings, administrative Aufgaben oder allgemeine Management-Aktivitäten? Kurzum: Was ist Ihr Overhead? 3-4 Stunden die Woche, am Tag, …oder am Vormittag?

Laut einem Artikel der Zeit Online („Arbeitszeitvernichtung durch Besprechungen“, 2022) gibt es tatsächlich Führungskräfte, die 80-90 % ihrer Arbeitszeit in Meetings verbringen. Spätestens seit Corona und Homeoffice überraschen solche Zahlen schon fast gar nicht mehr. Aber sind so viele Meetings noch „gesund“ für eine Unternehmenskultur? Sicher: Manche Meetings und administrative Aufgaben sind für das reibungslose Funktionieren eines Unternehmens unerlässlich. Werden sie jedoch nicht effizient verwaltet, können sie Ressourcen binden und die Produktivität enorm beeinträchtigen.

Der folgende Artikel soll eine Orientierungshilfe für Sie darstellen. Wir wollen Ihnen dabei helfen, ihrer Organisation ein bisschen mehr Punch zu verleihen und die Frage beantworten, wie etablierte Unternehmen Strukturen und Prozesse aus der Startup-Welt etablieren können, um agiler auf Veränderungen zu reagieren und Fortschritt zu fördern. Dabei ist uns durchaus klar, dass jedes Unternehmen anders funktioniert und es kein Schema F für Erfolg gibt, sondern jeder – von der Führungskraft bis zum Werkstudenten – ganz individuelle Herausforderungen hat und versucht, diese bestmöglich zu meistern. Wenn Sie mehr erfahren wollen: Unsere Experten betrachten Ihre Ausgangssituation ganzheitlich und beraten Sie gerne persönlich zu einer erfolgreichen Process- und Workflow-Strategie.

II. Woran man Overhead erkennt und wie man ihn besiegt.

Die meisten Overhead-Aktivitäten lassen sich daran erkennen, dass sie Zeit, Personal und finanzielle Ressourcen beanspruchen, die sonst für produktivere, wertschöpfende Aktivitäten eingesetzt werden könnten. Zu viel davon kann dazu führen, dass weniger Ressourcen für das Kerngeschäft zur Verfügung stehen. Sowohl im Kleinen, bei einzelnen Mitarbeitern, als auch im Großen, in Bezug auf die gesamte Organisationsstruktur.

Wo sich repetitive Aufgaben häufen, entsteht schnell ein Produktivitäts-Stau. Das kann man sich in etwa so vorstellen wie eine Gießkanne, die aber nur ein Loch hat. Die Prozesse fließen nicht, neue Ideen werden viel zu spät umgesetzt und die Kommunikation gerät ins Stocken. Dadurch entstehen mit der Zeit immer langsamere Entscheidungsprozesse. Dies kann sich in Form von langwierigen Genehmigungsverfahren, umständlichen Kommunikationswegen und ineffizienten Arbeitsabläufen manifestieren.

Wer sich nur noch mit kleinteiligen Hygiene-Aufgaben oder Bürokratie befasst, verliert den Fokus auf das große Ganze. Die Folge: Management und Mitarbeiter wenden ihre Aufmerksamkeit von den Hauptzielen und der Kernmission des Unternehmens ab. Dies kann die strategische Ausrichtung und die langfristige Wettbewerbsfähigkeit beeinträchtigen. Im schlimmsten Fall kann eine übermäßige Konzentration auf administrative und unterstützende Tätigkeiten demotivierend wirken – besonders wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihre Arbeit nicht direkt zum Unternehmenserfolg beiträgt.

Wir, die WTS Advisory Digital Architects, helfen Unternehmen dabei umzudenken und schaffen Strukturen, die Menschen dazu motivieren, den Wandel engagiert mitzugestalten. Im ganzheitlichen Zusammenspiel von Mensch, Technologie und Daten sehen wir dabei die Basis par excellence für einen erfolgreichen digitalen Wandel und die Unternehmensführung von morgen.

Als Experte für Mittelstand, Großunternehmen und Startups nehmen wir immer wieder neue Perspektiven ein und sehen teilweise Problem-Lösungs-Schnittmengen in Organisationsabläufen und -strukturen. So lassen sich z.B. beim Thema Overhead wertvolle Erkenntnisse aus unserer Arbeit mit Startups auf den Mittelstand münzen. Eins wollen wir dabei aber nicht unerwähnt lassen: Als Gestalter des Wandels wissen wir bestens, wie schwer es ist, neue Verhaltensweisen einzuführen und umzusetzen. Digitale Veränderung ist kein Selbstläufer – besonders, wenn Unternehmen bereits über jahrelang hinweg zementierte Strukturen verfügen. Vielleicht können wir Ihnen mit unseren Vorschlägen dennoch ein bisschen den Kopf für neue Ideen öffnen, die Ihnen dabei helfen werden, die richtigen Hebel zu tätigen.

Aber warum überhaupt mit Startups vergleichen? Wir finden, die Resultate sprechen für sich: Start-up-Kulturen arbeiten werteorientiert und mit einer klaren Vision, was zu höherer Agilität und schnellerer Anpassungsfähigkeit führt. Eine Studie von Gallup (2017) zeigt, dass Start-ups, die eine starke, werteorientierte Kultur pflegen, eine 30% höhere Innovationsrate und eine 40% höhere Mitarbeiterbindung aufweisen. Was können traditionelle Unternehmen von Start-ups lernen? Wir sehen drei Verbesserungsmöglichkeiten:

1. Fokussierung auf das Wesentliche: Konzentrieren Sie sich auf Aktivitäten, die direkten Mehrwert schaffen. Eliminieren oder minimieren Sie Aufgaben, die keinen Beitrag zur Wertschöpfung leisten. Was Sie dafür tun müssen: Nehmen Sie sich im Team oder mit einer dritten, professionellen Beratungsinstanz ein paar Stunden Zeit, um Ihre Prozesse kritisch zu hinterfragen. Was davon ist wirklich wichtig? Was trägt nicht direkt zum Unternehmenserfolg bei?
   
   Kurzer Blick in die Küche: Bei der Entwicklung zukunftsfähiger Datenstrategien sind wir der Überzeugung, dass Unternehmen sich stärker an den tatsächlichen Anforderungen orientieren sollten, anstatt sich von bestehenden technischen Strukturen leiten zu lassen. Eine wirkungsvolle Datenstrategie erfordert mehr als nur die Implementierung der richtigen Technologien; sie verlangt ein fundiertes Verständnis dafür, wie Daten im Geschäftskontext genutzt werden können. Wir unterstützen Unternehmen dabei, den Data Mesh-Ansatz zu erkunden und zu bewerten, um festzustellen, inwiefern und in welchem Umfang er für sie von Nutzen sein kann. Data Mesh ist ein soziotechnisches Framework, das die Verantwortung für Daten in die Hände der einzelnen Geschäftsdomänen legt. Die enge Verzahnung von Daten und Geschäftskontext ermöglicht Ihrer Organisation, präzise, schnellere und datengesteuerte Entscheidungen zu treffen. Kurzum: Less overhead. Aber Vorsicht: Data Mesh ist nicht für jedes Unternehmen geeignet.
    
2.  Agile Arbeitsmethoden: Implementieren Sie agile Methoden, die zu Ihrem Unternehmen passen und in Start-ups weit verbreitet sind – z.B. Scrum oder Kanban. Viele dieser Methoden fördern Flexibilität, schnelles Feedback und kontinuierliche Verbesserung. Am besten, Sie lassen sich dazu professionell von uns beraten. Wir analysieren Ihren Ist-Zustand, definieren eine Zielsetzung sowie Messwerte und helfen Ihnen dabei, die richtigen Tools zu finden, um neue Frameworks in der Organisation zu verankern oder ähnliche Soll-Zustände zu erreichen.
   
   Kurzer Blick in die Küche: Bei den WTS Digital Architects richten wir Ihre Prozesse nach dem Lean-Start-Up-Prinzip aus. Was dürfen Sie also erwarten? Erstens, dass wir Ihre Zielvorstellungen durch nachweisbare Kennzahlen definieren werden. Zweitens, dass Lösungsvorschläge offen kommuniziert und im Team ausgearbeitet werden. Und drittens, dass die besten Ideen als Prototypen getestet werden. Unser gemeinsames Ziel: Nur Ideen, die nachweislich – also messbar – erfolgreich sind, werden weiterverfolgt und ausgearbeitet. Das Prinzip: In einem zielführenden Framework, das für die digitale Welt entwickelt wurde, oft und schnell „scheitern“, um den Innovationsmuskel Ihrer Organisation zu stärken.
    
3. Stärkung der Unternehmenskultur: Schaffen Sie eine Kultur, die Eigeninitiative, Kreativität und Innovation fördert. Dies bedeutet, Mitarbeitenden mehr Autonomie zu gewähren und sie zu ermutigen, neue Ideen einzubringen und umzusetzen. Ein beispielhafter Ansatz ist ein Results-Only-Environment (ROE), in dem Sie Ihre Mitarbeiter nicht daran messen, wie sie ihr Ziel erreichen, sondern ob.

III. Bereit, Ihrem Overhead den Kampf anzusagen?

Die WTS Advisory Digital Architects helfen Ihnen dabei, den Overhead kritisch zu hinterfragen und Strukturen zu schaffen, die echte Arbeit und Veränderung ermöglichen. Dank unserer langjährigen Erfahrung mit führenden Start-ups können wir Sie dabei unterstützen, eine dynamischere, effizientere und innovationsfreudigere Umgebung zu schaffen, die nicht nur für die Mitarbeitenden, sondern auch für das gesamte Unternehmenswachstum vorteilhaft ist. Kontaktieren Sie uns jederzeit. Ihr Ansprechpartner*innen bei den WTS Advisory Digital Architects ist:

Dawid Wąsowski | Consultant |dawid.wasowski@wts.de